• KW KRUK I WSPÓLNICY

JAKIE ZMIANY WPROWADZAJĄ DORĘCZENIA ELEKTRONICZNE W PROCEDURZE ADMINISTRACYJNEJ?

18.08.2021

Autor: Jarosław Kruk - radca prawny, partner zarządzający | Sylwia Działo - prawnik


Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. wprowadziła nowe zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej z podmiotami publicznymi. Nowelizacja objęła nie tylko postępowanie cywilne (o czym pisaliśmy w poprzednim artykule), lecz również postępowanie administracyjne.

Tak jak w przypadku doręczania pism w procedurze cywilnej, tak samo podmioty publiczne w administracji będą zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych. Jeśli adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie będzie wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji nastąpi na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję. Projekt ustawy wskazuje, że w jednej wyjątkowej sytuacji, a mianowicie kiedy adresat korespondencji przebywa w siedzibie organu nadawcy, dopuszczalne jest doręczenie nie na adres do doręczeń elektronicznych, tylko do rąk własnych. W przypadku gdy powyższe nie będzie możliwe w związku z nieposiadaniem przez adresata adresu do doręczeń elektronicznych, organ doręczy pisma z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej albo przez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby lub organy.


Zgodnie z nowo dodanym art. 14 §1a k.p.a., wszelkie sprawy będą prowadzone i załatwiane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej będą opatrywane podpisem własnoręcznym, a pisma utrwalone w postaci elektronicznej będą opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią. Sprawy będą mogły być też załatwiane z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie i opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej (art. 14 §1b k.p.a.), a także z wykorzystaniem usług online udostępnianych przez organy administracji publicznej po uwierzytelnieniu strony lub innego uczestnika postępowania (art. 14 §1c k.p.a.).

Jak czytamy w uzasadnieniu projektu ustawy wykorzystanie pieczęci elektronicznej do opatrywania nią pism generowanych automatycznie pozwoli nie tylko na automatyczne wydawanie zaświadczeń i potwierdzeń czynności realizowanych w ramach usług online, ale również zabezpieczy organy przed błędami ludzkimi, w przypadku gdyby kwalifikowana pieczęć elektroniczna organu mogła być składana przez osobę reprezentującą ten organ.


Co więcej, na podstawie znowelizowanego przepisu art. 393 § 1 k.p.a., doręczenie może polegać na wydruku pisma z systemu teleinformatycznego jeśli jest ono podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Nadawca, który wyśle pismo do organu administracji publicznej w postaci elektronicznej otrzyma dowód otrzymania pisma przez dany podmiot. Jeżeli zaistnieje potrzeba sporządzenia odpisu dokumentu, który został sporządzony na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, poświadczenia jego zgodności z oryginałem dokonuje się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.


E-doręczenia mają być rewolucją w polskim systemie administracji publicznej. Zmiany te są bardzo istotne, bowiem w założeniu maja prowadzić do usprawnienia postępowania administracyjnego poprzez jego pełniejszą informatyzację.

KW KRUK AND PARTNERS