• KW KRUK I WSPÓLNICY

Ochrona „donosicieli” – dlaczego i jak?

Autor: Joanna Bogdańska - Radca prawny, partner

28.01.2020

System zgłaszania nieprawidłowości, po angielsku zwany „whistleblowing”, to w państwach rozwiniętych jeden z ważnych elementów kultury organizacyjnej. „Whistleblowing” polega na ujawnianiu przez osobę z wewnątrz organizacji („whistleblower”, albo mniej trafione określenie w języku polskim „sygnalista”) nieprawidłowości, nielegalnych, nieuczciwych działań do których dochodzi w miejscu pracy.

Takie doniesienie (i w tym kontekście słowo to użyte zostało już w pozytywnym kontekście) pozwala organizacji nie tylko na wyeliminowanie nieprawidłowości, które zachodzą w jej ramach, ale również na usprawnienie i udoskonalenie wewnętrznych procedur, systemów ochrony itp. - a co za tym idzie – pozwala zminimalizować lub też kompletnie wykluczyć ryzyko powstania szkody po stronie organizacji.


Nie ma bowiem wątpliwości, że to właśnie pracownicy posiadają przeważnie dużo większą wiedzę na temat rzeczywistego działania spółki niż niejeden, nawet bardzo zaangażowany, zarząd czy manager wyższego szczebla.


Aby jednak taki system mógł prawidłowo działać w rzeczywistości, konieczne jest, w pierwszej kolejności, stworzenie przez ustawodawcę, ale również w ramach samej organizacji, mechanizmów zapewniających ochronę sygnalistów. Mechanizmy te mają na celu spowodowanie, że osoby posiadające istotną wiedzę na temat nieprawidłowości w organizacji nie będą miały oporów przed zgłoszeniem ich odpowiedniemu organowi, w szczególności działającemu wewnątrz organizacji, a nawet będą miały wręcz poczucie obowiązku aby takie doniesienie złożyć.


Badania jednogłośnie wskazują, że osoby, które potencjalnie mogłyby być sygnalistami, nie dzielą się swoją wiedzą z obawy o dyskryminację, działania odwetowe a nawet utratę pracy. Zatem system zgłaszania nieprawidłowości musi zapewniać ochronę zarówno w momencie zgłaszania, jak również później, bez względu na to, czy organizacja informację tę wykorzysta czy też nie. Z drugiej jednak strony badania, przeprowadzone na grupie sygnalistów z USA, wykazują również, że 83% sygnalistów w pierwszej kolejności zgłosiło naruszenia w ramach wewnętrznych struktur swych organizacyjnych, a nie do organu państwowego.


Zapewnienie takiej ochrony w Polsce też jest niezbędne. Z punktu widzenia historycznych doświadczeń dzielenie się informacjami na temat nieprawidłowości w celu ich wyeliminowania postrzegane jest jako zachowanie negatywne, a wręcz niekiedy jako zdradę. I chociaż świadomość zarówno organizacji jak i pracowników wzrasta z każdym rokiem, to w stosunku do krajów zachodniej Europy czy też Stanów pozostajemy daleko w tyle. Nie dość powiedzieć, że sygnalizowanie nieprawidłowości jest zasadą i wynika wręcz z dobrego wychowania np. w krajach skandynawskich.


Jak zachęcić do zastania sygnalistą?


Po pierwsze, podnoszenie świadomości.

Jak już wskazywałam powyżej, kluczem jest zwalczenie negatywnych konotacji związanych z przekazywaniem informacji. I chociaż wydaje się, że proces ten będzie trudny i długotrwały, dobrym początkiem będzie zwiększenie świadomości wewnątrz organizacji co do możliwości zgłaszania nieprawidłowości oraz zasad ochrony sygnalistów.

Potencjalni sygnaliści muszą wiedzieć, gdzie, w jaki sposób i kiedy należy zgłosić nieprawidłowości orazże ich tożsamość jako osoby zgłaszającej nieprawidłowości będzie utrzymywana w tajemnicy, a także że będą chronieni przed ewentualnym odwetem. A więc promowanie i edukowanie. Nie wystarczające będzie bowiem wprowadzenie nawet najbardziej efektywnego systemu zgłaszania, jeśli nikt nie będzie o nim wiedział albo nie będzie wierzył w jego skuteczność.


Po drugie, zapewnienie przejrzystych i zróżnicowanych kanałów zgłaszania.

Kanały te muszą być po pierwsze łatwo dostępne. Kanałów takich powinno być kilka (np. telefon, email, przesyłka pocztowa czy też faks). To ważne, aby osoba zgłaszająca mogła wybrać środek komunikacji najbardziej dostosowany do jej sytuacji. Przykładowo, osoby zgłaszające mogą nie czuć się komfortowo zgłaszając naruszenie w godzinach pracy, więc zapewnić należy kanał, który dostępny będzie również poza godzinami pracy. Dla niektórych wysłanie informacji mailowej może wiązać się z poczuciem większej anonimowości, niż zgłoszenie naruszenia podczas rozmowy telefonicznej.


Po trzecie, wsparcie.

Sygnaliści, nawet przy istnieniu doskonałych systemów wewnętrznych, nadal podejmują ryzyko ujawniając informacje. Czynnik ludzki bowiem zawsze wymyka się wszelkim regulacjom. Sygnaliści muszą mieć więc poczucie wsparcia. I chodzi nie tylko o wsparcie i doradzanie w czasie ujawniania i późniejszym dochodzeniu. Rozważyć należy również okresową komunikację z sygnalistą. Zwiększy to po pierwsze zaufanie w stosunku do organizacji, ale również umożliwi monitorowanie ewentualnych niepożądanych zachowań wobec pracowników – sygnalistów. Ważnym dla skuteczności działania systemu sygnalizowania może okazać się również przekazanie sygnalistom informacji o dalszych losach ich zgłoszenia i działaniach podjętych w celu wyjaśnienia i zapobieżenia nieprawidłowościom.


Po czwarte, i choć ostatnie, ale w mojej ocenie najbardziej motywujące, czyli nagrody finansowe.

Jako pewną podpowiedź można potraktować model przyjęty przez Amerykańską Komisję Papierów Wartościowych i Giełd, który zakłada nagrody dla sygnalistów, którzy dobrowolnie przekażą informacje, które w konsekwencji skutecznych działań egzekucyjnych, zaowocują sankcjami w wysokości ponad 1 mln USD. Zakres nagród wynosi od 10 % do 30 % wyegzekwowanych środków. Nie trzeba chyba dodawać, że USA istnieje najbardziej rozbudowany system prawny sygnalizowania…

KW Kruk i Wspólnicy          Kancelaria Prawnicza Sp.k.

ul. Bł. Ładysława z Gielniowa 14

02-066 Warszawa